Ist Planung das Schlüsselwort für eine gute Migration? – Nintex basierende Workflows sicher und unkompliziert migrieren

von Marcus Küppers
Veröffentlicht am 13. Oktober 2020

Das kann ich mit einem sehr deutlichen Ja beantworten.  Wenn ich eines in den letzten Jahren in meiner Zeit als Projekt-Manager gelernt habe, ist es, dass Projekte, die keiner guten Planung voraus gingen, oft zum Scheitern verurteilt waren bzw. sehr kostenintensiv wurden.

Dies gilt es aus meiner Sicht zu vermeiden. In meinem neuen Blogbeitrag geben ich Ihnen hilfreiche Tipps, die für eine Migration Nintex Workflows in die Cloud wichtig sind.

Eines sei schon mal vorab gesagt: eine Migration muss nicht immer in Meeting-Schlachten enden und schon gar nicht stressig sein. Leider geschieht dies immer zu häufig und sogar erfahrene IT Architekten stoßen hier an ihre Grenzen. Natürlich unterscheiden sich Migrationen, gerade wenn man von einer on premise Umgebung auf eine Cloud Plattform wie Nintex O365 umstellt.

Trotzdem kann eine Migration reibungslos – oder besser gesagt – reibungsloser verlaufen, wenn ihr eine gute Planung voraus geht.

Eine gute Vorbereitung führt zum Erfolg

Normalerweise veranlasst eine Migration Administratoren, bis spät in die Nacht aufzubleiben, um sicherzustellen, dass Sie an alles gedacht haben, bevor Sie die Daten tatsächlich verschieben. Das muss nicht sein, da auch dies wieder mit einer guten Planung zu tun hat. Der schwierigste Teil einer jeden Migration ist nicht die Bewegung von Daten, dieser Teil läuft im Wesentlichen selbst, wenn man mit den richtigen Werkzeugen arbeitet.

 

Definieren Sie die Anforderungen

Bevor Sie sich mit der eigentlichen Migration beschäftigen, sollten Sie sicher im Vorfeld Anfang einige Frage stellen.

• Warum wird die Migration durchgeführt?
• Was möchte ich damit erreichen?
• Welche Personengruppen müssen in das Projekt mit einbezogen werden?
• Welchen Umfang haben die zu migrierenden Daten und wie werden sie in der SharePoint-Online-Umgebung strukturiert?

Wenn Sie diese Fragen beantworten können, dann ist das die Basis und ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Projekt.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Der nächste Schritt als Vorbereitung für die Migration in die Cloud, ist, dass Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Daten überhaupt vorhanden sind und welche zuerst migriert werden sollen. Daraus resultierend erhalten Sie einen guten Überblick über die Migrationszeit und welche Daten möglicherweise überarbeitet werden müssen.

Neue Strukturen für Ihren SharePoint-Online

Seien Sie sich auch bewusst, dass SharePoint-Online auf anderen Strukturen basiert und Sie somit nicht die identischen SharePoint-Strukturen auffinden wie in Ihrer On-Premise-Umgebung. Wenn Sie sich an die Best Practices Strukturen von Microsoft halten, dann können häufige Fallstricke im SharePoint-Online vermieden und die Umgebung sauber aufgesetzt werden.

Kommunizieren Sie die anstehende Veränderung

In den meisten Fällen ist bei einer Migration nicht nur eine Personengruppe im Unternehmen involviert, sondern das gesamte. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie alle Mitarbeiter frühzeitig über die Migration informieren und noch besser wäre es, wenn Sie Schlüsselfunktionen direkt mit in die Migration einbinden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Ihr Migrationsprojekt auch erfolgreich wird. Den folgenden Spruch haben Sie bestimmt schon oft gehört „Eine neue Software steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter“. Ich kann Ihnen sagen, dass dies wirklich so ist, da ich genau das andere Verhalten in Projekten gesehen habe.

Sollten Sie in den Fachabteilungen auch erfahrene KeyUser sitzen haben, die sich mit Nintex auskennen, sollten diese auch zwingend vorab mit eingebunden werden und im Aufgabenverteilungsplan berücksichtigt werden.

Planen Sie eine Migration von OnPremise in die Cloud, bedeutet das nicht nur für den Administrator eine enorme Aufgabenlast, für die Mitarbeitern selbst ist das die schwierigste Hürde, da sich die Oberfläche in SP Online verändert hat aber auch, weil ein deutlich größeres ToolSet (MS Teams, MS ToDo, MS Planner etc.) zur Verfügung gestellt wird. Setzen Sie sich hierzu frühzeitig mit einem erfahrenen Adoption-Spezialisten in Verbindung. Am besten gleich mit den ersten Planungen zur Migration, hat die Migration bereits begonnen, ist dies bereits zu spät für die Kommunikation an die Mitarbeiter.

Timing ist wichtig

Wenn Sie die oben genannten Punkte beachtet haben, steht dem Start nicht mehr viel im Weg, außer dem Zeitplan, wann es endlich los gehen soll. Ihr Projekt- bzw. Zeitplan sollte die folgenden Punkte berücksichtigen:

1. Wann sollen bestimmte Gruppen/Abteilungen migriert werden?
2. Wann werden die Testmigrationen durchgeführt?
3. Wann startet die Migration der Produktiv-Umgebung?
4. Zu welchem Termin steht der neue SharePoint zu Verfügung?

Sobald Sie diese Frage beantworten können, dann steht einer erfolgreicher Nutzung Ihres SharePoints nicht mehr im Wege, außer, dass Sie noch Ihre Nintex Workflows migrieren müssen, da laufende Prozesse für Unternehmen wichtig sind.

Ich würde Ihnen empfehlen, dass Sie dies als zwei eigenständige Projekte ansehen, die aber parallel abgearbeitet werden sollten. Denn nur so können Sie auch hier ein erfolgreiches Projekt durchführen.

Nintex Workflows als paralleles Projekt bei der Migration

Nachdem der Projektplan für die Migration skizziert ist, führen Sie im nächsten Schritt eine Inventarisierung Ihrer Nintex Workflows durch. Wie auch bei der SharePoint Migration, sollten Sie sich eine Übersicht verschaffen, welche Workflows überhaupt migriert werden sollen und welche nicht. Daher sollten Sie sich auch für die Nintex Migration diese wichtigen Fragen stellen:

• Wo befinden sich Ihre Workflows?
• Wer hat Workflows erstellt?
• Welche sind meine aktiven oder inaktiven Workflows?
• Welche Personengruppen interagieren mit den Workflows?
• Müssen Workflows refaktorisiert werden, damit sie in der Cloud funktionieren?

Die richtigen Tools für eine erfolgreiche Migration

Mit den Migrations-Tools von AvePoint, Quest oder ShareGate sind Sie immer an der richtigen Adresse für Ihre Migration von Nintex Workflows. Alle bieten Ihnen umfangreiche Funktionen, wie z. B. ausführliche Reports über Ihre Workflows, die Ihnen dabei helfen zu prüfen, welche sind meine aktiven und inaktiven Workflows.

Analysieren Sie Ihre Workflows

Wenn die Analyse von einem der oben genannten Tools durchgeführt wurde, haben Sie nun eine Übersicht all Ihrer Workflows des SharePoints. Des Weiteren haben Sie ebenfalls eine Sicht auf die Daten wo sich z. B. ein Workflow befindet und ob sich in Workflows Aktionen befinden, die von der neuen Version nicht mehr unterstützt werden, sodass Sie diese im für Migration anpassen können.

Stürzen Sie sich nicht direkt auf einen Workflow, der aus Ihrer Sicht unbedingt angepasst werden soll, sondern erstellen Sie eine Prioritätenliste, wo Sie festlegen, welche Workflows als erstes angepasst werden müssen. In den meisten Fällen sind dies Workflows, die für Ihr unternehmerisches Handeln wichtig sind. Bei der Überprüfung können Sie auch die folgenden drei Kernfaktoren in Betracht ziehen:

• Größe des Workflows
• Anzahl der ausgeführten Aktionen vs. Anzahl der Aktionen
• Anzahl der Instanzen

Um Ihnen ein Gefühl zu geben, was wir z. B. mit Größen von Workflows meinen, habe ich im Folgenden einige Beispiele.

200+ Workflow Aktionen

Obwohl es in Office 365 keine festen Beschränkungen in Bezug auf Workflows gibt, empfehlen wir Workflows mit mehr als 200 Aktionen zu überprüfen. Die Migration ist eine gute Gelegenheit, Workflows dem KVP (Kontinuierlichen Verbesserungsprozess) zu unterziehen, um eine Optimierung vorzunehmen. Hierbei sollten man sich die Frage stellen, muss ich dies in einen großen Workflow ausführen oder reicht es nicht, dass man dies in einer Reihe kleinerer verknüpfter Workflows ausführt? Dies kann potenziell die Leistung verbessern und wirkt sich ebenfalls positiv auf eine spätere Fehlerbehebung aus.

 

Single Aktion Workflows

Häufig handelt es sich dabei nur um Testworkflows, und obwohl die meisten Workflows mit weniger als sechs Aktionen nicht Ihre Lizenzierung angerecht werden, können sie als Workflows gelten, die über eines der genannten Migrationstools migriert werden müssen. Es könnte sich also lohnen, den Workflow zum einen zu löschen oder ihn so anzupassen, dass er so wie möglich migriert werden kann.

 

Keine Aktionen

Wenn Ihnen in der Analyse Workflows angezeigt werden, die keine Aktionen beinhalten, kann das eigentlich nicht sein, da mindestens eine konfigurierte Aktion erforderlich ist, um diese später freizugeben. Was bedeutet das also?

Wenn ein Workflow meldet, dass er keine Aktionen hat, bedeutet dies, dass entweder die Aktionen aus dem Workflow-Historie ausgeblendet wurden (dies verhindert, dass sie in Nintex-Datenbanken zurückgeschrieben werden können) oder dass die Instanzdaten als Teil der normalen Bereinigung aus den Nintex-Datenbanken gelöscht wurden.

Bei beiden Szenarien empfiehlt es sich, diese Workflows zu überprüfen und festzustellen, ob sie migriert werden sollten oder ob sie sogar veraltet sind.

 

Ich hoffe, dass ich Ihnen einen ersten Einblick zum Thema Migration in die Cloud geben konnte. Grundsätzlich kann ich aber sagen, dass gerade bei einer Migration so ziemlich alles heiß gegessen wird. Die User stürzen sich regelrecht auf Fehler, um die IT dumm dastehen zu lassen. IT‘ler sind ja bekanntlich ähnlich beliebt wie Controller :-D. Wenn Sie die oben genannten Tipps und Tricks beachten, dann steht einer erfolgreichen Migration nichts mehr im Wege. In meinem nächsten Blog gehe ich noch einmal etwas intensiver auf das Thema der Dokumentation ein.